La rédaction d’un email doit suivre quelques règles simples, souvent méconnues de la plupart des internautes. Ce tutoriel est là pour vous expliquer l’essentiel, de façon à ne pas attirer sur vous la foudre de vos correspondants...

Avant tout, vous devez régler correctement votre logiciel d’email. Deux formats existent pour l’envoi de mails : texte brut et HTML. Par défaut, de nombreux logiciels d’email sont configurés pour envoyer vos mails en HTML. Or il faut savoir qu’il s’agit d’un format qui agace de nombreux internautes : en effet, les mails HTML sont souvent illisibles avec des clients "en mode texte" (pine, mutt,...), ils sont plus lourds (ce qui pénalise les connections bas débit) et rien ne garantit que votre correspondant ait le rendu que vous désirez (code HTML généré imparfait). Ainsi, à part si vous devez absolument utiliser des couleurs ou styles pour vos textes, mieux vaut envoyer vos emails en texte brut.

Par défaut, Outlook Express (le client email le plus populaire) envoit tous vos emails en HTML : c’est mal ! Pour arranger ça, une solution s’offre à vous : cliquez sur "outils", puis "options" et choissisez l’onglet "envois". Sous "format d’envoi du courrier", cochez la case "texte brut". Et voila ! Vous pouvez aussi décocher la case "répondre aux message en utilisant leur format d’origine", histoire de montrez à vos correspondant à quel point vous préférez les emails en texte brut...

Le sujet d’un email est le premier élément que votre correspondant va voir : autant qu’il soit bien rédigé pour que votre email soit lu et ne parte pas directement à la corbeille...

Trois règles simples doivent être impérativement respectées :

1. Ne laissez pas la ligne de sujet vide !
2. Rédigez des sujets explicites : pas de sujets bidons tels quel "question" ou "information".
3. Rédigez des sujets courts : la plupart des logiciels de mails coupent les sujets trop long.

Tout d’abord, utilisez la fonction "répondre" ("reply") de votre client mail uniquement lorsque vous répondez à un email. Et lorsque vous vous voulez lancer une nouvelle discussion, faîtes un nouveau mail. En effet, certains logiciels de mail classent les messages par "fil de discussion" ou "thread" (sous Outlook Express : affichage > affichage en cours > grouper les messages par fil de discussion). En faisant un "reply" pour un nouveau sujet, votre email risque de se perdre au sein d’un fil de discussion et vous n’obtiendriez pas de réponse...

Ensuite, quelques régles simples existent en matière de citation du message auquel vous répondez :

1. Optimisez le champs du sujet : en particulier, évitez les suites de "re :" qui empêchent une bonne lecture.
2. Indiquez les informations correspondant au mail auquel vous répondez ( Dans son mail du XX/XX/XXXX monsieur X a dit : blablabla...)
3. Ne gardez que l’essentiel du message quoté et indiquez vos suppressions par des signes classiques tel que "(...)" ou "(couic)".
4. Placez un signe distinctif en face du message auquel vous répondez : il s’agit souvent du signe >.
5. Vous pouvez répondre point par point à votre correspondant en intercalant votre réponse entre ses questions. Vous pouvez aussi répondre en citant entièrement le mail de votre correspondant.
6. Lors de discussions longues, effacez au fur et à mesure le contenu indésirable (publicité ajoutée automatiquement, citations inutiles d’anciens messages...)
7. En France, on lit de haut en bas... il est donc bien bien vu de répondre sous le message de votre correspondant.

Un dernier conseil... Vérifiez bien l’adresse du destinataire de votre email avant l’envoi, surtout lorsque vous participez à des listes de diffusion (mailling listes) : quoi de plus désagréable que de voir sa boite email pourrie de "mails g" indésirables ?

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